¿Conoces los tipos de facturas que hay, cuándo y cómo utilizar cada uno de ellos?

Cada factura emitida es una pequeña alegría para el autónomo, y un paso más hacia los objetivos de negocio. Pero, ¿sabes todos los tipos de facturas existen y sus diferencias? Con esta guía te queremos ayudar a que tengas un esquema fácil de manejar para entender en qué consiste y cuándo utilizar cada tipo de factura.

Clasificación de los tipos de facturas que puedes elaborar como autónomo

Las facturas son documentos obligatorios con fines tributarios que sirven como prueba de una operación comercial. Los tipos de facturas existentes acostumbran a ser variantes o surgen a partir de la factura ordinaria y se emiten en función de esta, ya que sirven para enmendarla o agilizar su procedimiento.

Tipos de facturas según su contenidoTipos de facturas según su valor legal
OrdinariasProforma
RectificativasCopia
RecapitulativasDuplicado
Tipos de facturas según los requisitosTipos de facturas según el medio por el que se transmiten
CompletaTradicionales
SimplificadaElectrónicas

Y ahora, veamos las características de cada una de ellas:

Tipos de facturas según su contenido

Factura ordinaria

La factura ordinaria, o simplemente factura, es el tipo de factura utilizado con más frecuencia, y la ‘masa madre’ para gran parte del resto de tipos de factura. Como consecuencia de esta factura podría generarse la factura rectificativa y la recapitulativa. Por ello vamos a entrar bastante en detalle en este tipo de factura:

  • ¿Para qué sirve? Para dejar constancia de una operación económica (prestación de un servicio o compraventa)
  • ¿Qué información debe recoger una factura ordinaria?
    • Número: numeración propia de cada serie correlativa. Por ejemplo, para emitir una factura mensual al cliente ‘Panda’ podemos utilizar la nomenclatura Panda-001 para el primer mes, Panda-002 para el segundo
    • Fecha de expedición: es la fecha en la que se han realizado las operaciones que documentes en ella. También puede ser la fecha en la que se haya recibido un pago anticipado, en caso de ser una fecha distinta a la de expedición
    • Nombre y apellidos: incluye la razón o denominación social completa tanto tuya, como autónomo, como del cliente
    • NIF/CIF: tuyo y del cliente
    • Domicilio: dirección completa tuya y del cliente
    • Descripción de las operaciones o concepto: qué tipo de servicio se ha prestado, o qué productos has vendido, detallando unidades, precio unitario, descuentos o posibles ofertas
    • Tipo(s) impositivo(s) que aplican a las operaciones: IVA a aplicar (general, reducido o superreducido) o indicación de que la actividad está exenta de IVA, por ejemplo
    • Porcentaje de retención: IRPF que aplique según tu caso como profesional autónomo
    • Base imponible: siempre debes especificar por separado la parte de la base imponible correspondiente a cada operación que documentes en la factura
    • Importe total a pagar.
Puedes utilizar las plantillas de programas ofimáticos como Word o Excel, o un programa de facturación online.

Factura rectificativa

  • ¿Para qué sirve? Para corregir errores de una factura ordinaria anterior. En una misma factura rectificativa puedes corregir varias facturas ordinarias, para ello tienes que identificarlas
  • ¿Cuándo hay que emitirla?
    • Cuando te equivocaste en alguno de datos que debía incluir la factura
    • Cuando has aplicado descuento o bonificaciones después de hacerla llegar al cliente (son las anteriormente conocidas como facturas de abono)
    • Si a trabajar con productos se ha producido una devolución
    • Por resolución firme que deje sin efecto o modifique la operación realizada y factura
    • En caso de que el cliente presente un auto de declaración concursal
    • Sea el caso que sea, siempre tiene que ser antes de que hayan pasado cuatro años desde la emisión de la factura ordinaria que quieres rectificar
  • ¿Qué información debe recoger una factura rectificativa?
    • Los contenidos generales de la factura ordinaria que corrige: deben coincidir con los de la factura a rectificar
    • Tiene que tener su propia serie numérica: no puede seguir la de las facturas ordinarias
    • Datos que identifican la factura rectificada: número de factura y fecha de expedición
    • Referencia a la(s) factura(s) que rectifica(n): número de factura ordinaria y fecha de expedición
    • Descripción de la rectificación realizas y los motivos que causan la rectificación
    • El tipo impositivo debe reflejar la rectificación que realices. Puedes, por ejemplo, indicar el importe original y cómo queda al rectificarse.

Factura recapitulativa

  • ¿Para qué sirve? Para agrupar las facturas dirigidas a un mismo cliente que hayas emitido en un mismo mes natural. Así te ahorras emitir una a una las facturas al cliente, entregándole una factura que recoja todas las demás. Te agilizará tu proceso de facturación
  • ¿Qué información debe recoger una factura recapitulativa?
    • Los contenidos generales de una factura ordinaria: por ejemplo, datos tuyos como profesional autónomo y del cliente
    • Indicar que es una factura recapitulativa
    • Numeración
    • Fecha de expedición
    • Los conceptos que contiene y el importe de cada uno de ellos
    • Base imponible
    • Tipos impositivos correspondientes
    • Para que este tipo de factura se considere legal y válida a nivel fiscal, debes anular todas las facturas incluidas en la factura recapitulativa y las debes anexar a la factura recapitulativa

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Tipos de facturas según su valor legal

Factura proforma

  • ¿Para qué sirve? No tiene valor contable ni sirve de justificante. Documenta una oferta comercial, indicando los productos o servicios y su precio. De esta manera, el cliente/comprador tendrá el máximo de información posible sobre su futura compra
  • ¿Qué información debe recoger una factura proforma?
    • Indicar en el encabezado de forma visible la indicación ‘proforma’, para no confundirla con una factura ordinaria
    • Al no tener valor contable, aconsejamos no numerarlas, ni firmarlas o sellarlas
    • Incluir la fecha de validez

Copia de la factura

La copia queda en manos del emisor, y la factura original es la que se envía a cliente

  • ¿Qué información debe recoger una factura proforma?
    • Los mismos datos que la factura ordinaria original
    • La única diferencia es especificar en el encabezado la indicación ‘copia’, para distinguirla de la factura original

Duplicado de la factura

  • ¿Cuándo hay que emitir este tipo de factura? Cuando el cliente la solicita por haber perdido la factura ordinaria original, o cuando hay varios destinatarios
  • ¿Qué información debe recoger una factura proforma?
    • Los mismos datos que la factura ordinaria original
    • La única diferencia es especificar en el encabezado la indicación ‘duplicado’, ya que si aparece la factura original podría dar lugar a confusión.

Tipos de facturas según los requisitos

La categoría y distinción de los tipos de factura según los requisitos viene dada por si contienen más o menos datos.

Factura completa

Son las facturas ordinarias que cumplen con todos los requisitos establecidos por la Ley (que coinciden con todos los requisitos de la factura ordinaria).

Factura simplificada

Estas facturas solo cumplen algunos de los requisitos establecidos por el Reglamento que regula las obligaciones de facturación, pueden omitir ciertos datos. Desde la aprobación del reglamento de facturación de diciembre de 2012, en este tipo de factura se engloban los anteriormente conocidos como tickets. Desde enero de 2013 los tickets no se aceptan como documento contable que justifique un gasto

  • ¿Cuándo se puede emitir este tipo de factura? 
    • Cuando el importe no supere los 400 € (IVA incluido)
    • Al expedir factura rectificativa
    • Cuando su importe no exceda los 3.000 € (IVA incluido) en las ventas de todas aquellas actividades para las que antes era suficiente con un ticket
  • ¿Qué información debe recoger una factura simplificada? En resumen, podemos decir que la misma que una factura ordinaria, pero no se incluyen datos del cliente, solo del autónomo. A no ser que el cliente te lo pida para el cumplimiento de sus obligaciones fiscales, en cuyo caso tendrás que incluir su NIF, nombre y apellidos, domicilio y retención de IRPF.

Tipos de facturas según el medio por el que se transmiten

Facturas tradicionales 

Son las que se emiten y distribuyen en papel.

Facturas electrónicas

Son equivalentes de la factura en papel. Se elaboran y distribuyen de forma digital. 

Para que tenga la misma validez legal que una factura tradicional, debe contener los mismos campos que una factura ordinaria y transmitirse de un ordenador a otro.