Pasos para reclamar a los proveedores que no cumplen con los contratos. Y qué hacer para que no te vuelva a pasar

Tanto para pymes como para autónomos, externalizar tareas o proyectos es algo cada vez más habitual cuando queremos y necesitamos desarrollar algo que no podemos abordar por desconocimiento o falta de tiempo: nuestra web, la entrega de productos al cliente, etc. 

Acordar los servicios o bienes contratados, las fechas de entrega y las obligaciones serán tus armas para enfrentarte antes los incumplimientos de contrato por parte de tus proveedores. Porque si un proveedor te falla, todo tu ecosistema productivo y tu credibilidad se pueden ver perjudicadas. 

Evalúa la capacidad de tus proveedores

Si quieres crecer de manera estable y a largo plazo, no puedes descuidar la gestión de tus proveedores. Para ello, lo primero que tienes que hacer es evaluar a tus (posibles) proveedores y tener criterios objetivos para tomar decisiones de contratación o colaboración. Reducir la incertidumbre sobre la calidad y los plazos de las entregas te ahorrará muchos dolores de cabeza y asegurará la satisfacción de tus clientes.

Si haces una buena negociación con tus proveedores, manejas bien los contratos que firmáis y evalúas de forma periódica vuestra relación, conseguirás que tu negocio funcione mejor, además de reducir riesgos. Por ejemplo, puedes evaluar:

  • El porcentaje de entregas que se hacen a tiempo
  • El desempeño y la atención en los encargos que les planteas
  • Si la comunicación ha sido fluida, para evitar malentendidos y sorpresas
  • Qué otros proyectos están haciendo para otros clientes
  • Sus certificaciones
  • Su situación financiera y operativa.

Si detectas retrasos e incumplimientos y haces números de cuánto te puede costar que el proveedor no cumpla con el contrato, sabrás cuándo llega el momento de buscar a un nuevo colaborador.

También es importante tener siempre un plan de contingencia definido. Si te falla un proveedor, no puedes trasladar la afectación a tus clientes. Así que aprovecha tu proceso de búsqueda de proveedores para tener siempre un plan B en caso de emergencia, que te permita mantener el control de la situación. 

Lo que debe incluir un contrato con un proveedor para protegerte cuando no lo cumpla

Si estableces una relación comercial con un colaborador o con una empresa a la cual subcontratas, siempre deberás firmar un acuerdo en el que se especifiquen políticas y reglas claras. Existen diferentes tipos de contratos con proveedores (prestación de servicios, acuerdo de distribución, etc.). En todos ellos el objetivo es pactar la prestación de los servicios o productos que un tercero ejecutará para ti, de manera que se incorpore a tus flujos de trabajo y se alinee con los valores de tu negocio. 

Con independencia del tipo de contrato, estos son los aspectos clave que el contrato con un proveedor debe recoger para garantizar la satisfacción de ambas partes:

  • Objeto del contrato: en qué consiste, qué incluye y qué no incluye la prestación o colaboración
  • Condiciones económicas: precio, forma de pago, y qué sucederá en caso de impago
  • Condiciones de la ejecución: detalle de las tareas/funciones y los plazos
  • Responsabilidades y garantías: a qué se comprometen y obligan ambas partes, qué sucederá en caso de incumplimiento; incluso se puede incluir una cláusula penal por los posibles perjuicios que se deriven de un incumplimiento del contrato. Aquí se pueden incluir también especificaciones para que el proveedor establezca procesos de control
  • Derechos de autor: para reconocer y proteger los derechos y el reconocimiento de los servicios del autor.

Tomar las mejores medidas para trabajar con los proveedores está en tu mano. Incluso protegerte cuando el proveedor no cumple con el contrato. Activa ahora la protección jurídica de Bulldoc.

Pasos a seguir cuando tu proveedor no cumple con el contrato

En primer lugar, ten claro que para que se dé un incumplimiento de contrato por parte de un proveedor no basta con que no cumpla con el encargo o lo haga de manera parcial o defectuosa. Es necesario que el incumplimiento que quieres reclamar le sea imputable. Por ejemplo, si se ha dado una situación de fuerza mayor por la cual no se ha podido cumplir el acuerdo, no se podrá imputar al proveedor el incumplimiento.

¿Cuáles son los criterios para determinar si el proveedor no ha cumplido el contrato?

Para afrontar una reclamación por incumplimiento de contrato, primero hay que establecer la imputación del incumplimiento. Para que el incumplimiento se pueda imputar a tu proveedor, este tiene que haber incurrido en alguna conducta o situación que dé visibilidad a su responsabilidad por incumplimiento de contrato. Para poder demostrarlo, existen una serie de criterios que hacen posible la imputación del incumplimiento:

  1. Dolo: incumplimiento premeditado, aunque no tiene por qué darse intención de causar daño o actuar de mala fe
  2. Negligencia o culpa: el proveedor, sin intención de cumplir su parte del contrato, no ha cumplido con los trabajos o servicios según los criterios que se había pactado 
  3. Responsabilidad objetiva: se le puede imputar al proveedor el incumplimiento aunque no exista culpa, siempre y cuando exista una conexión relevante entre el incumplimiento y el proveedor.

Paso 1: comunicar al proveedor el incumplimiento del contrato

Contacta con el proveedor a través de un burofax e infórmale de los errores que hayas detectado en su servicio. El objetivo es hacerle conocedor del incumplimiento del contrato y solucionarlo de mutuo acuerdo de manera extrajudicial.

Paso 2: utilizar un sistema de resolución de conflictos

Si el proveedor no ha hecho caso a la reclamación vía burofax, pero tampoco quieres demandarle, puedes ponerte en manos de un tercero. Es algo que se suele establecer en el contrato. Así, por ejemplo, se puede intentar resolver que el proveedor no cumpla con el contrato utilizando la mediación o el arbitraje.

La idea es que se trate de un trámite voluntario al que asistirán las dos partes para conseguir un nuevo pacto vinculante. 

Si no se alcanza un acuerdo mediante la mediación, otra opción es la figura del acto de conciliación: se trata de presentar un escrito en los juzgados solicitando que el proveedor reconozca judicialmente que ha incumplido el contrato. Va a servir sobre todo para enfocar la demanda judicial con tu intención de querer llegar a un acuerdo con el proveedor.

Paso 3: presentar una demanda

Si no se alcanza un acuerdo por la vía amistosa o extrajudicial, tendrás que acudir a la vía judicial. Tendrás que interponer una demanda para un procedimiento de juicio verbal o bien una demanda para un procedimiento de juicio ordinario, en función del motivo del incumplimiento y del importe que quieras reclamar.

Aquí ya será un juez quien decidirá cómo se resuelve el contrato. Ten en cuenta que el Código Civil contiene un amplio apartado que recoge la posibilidad de pedir la resolución de un contrato por incumplimiento.Para poder pedir daños y perjuicios a tu proveedor por no cumplir con el contrato, primero tendrás que acreditar estos daños para que el juez pueda valorarlo. Podrás optar entre exigir al proveedor que acabe su encargo o se resuelva el contrato y recibas una indemnización.