Las cuentas incobrables son una de las mayores pesadillas de autónomos y pymes. Por este motivo es recomendable que se tomen medidas preventivas -como hacer una provisión de cuentas, contratar pólizas contra impagos- antes de que se produzcan como reactivas -reclamar insistentemente la deuda, acudir a empresas de recobro- una vez que intuimos que la morosidad puede enquistarse.

¿Qué es una cuenta incobrable?

Una cuenta incobrable es un pago no recibido de una factura en la que extendiste un crédito al cliente por la venta de tus productos o servicios. No siempre cobrarás tu trabajo o tus productos al contado o en efectivo, y es habitual establecer plazos de pago para que tus clientes puedan pagar tus facturas.

Nos encontramos ante una incobrable cuando tu negocio ya ha empleado todos los ‘cartuchos’ para recuperar la deuda pero no se han obtenido resultados por un plazo de 180 días. Estos ‘cartuchos’ son principalmente, las vías de reclamación y la negociación extrajudicial con la empresa deudora. Hasta entonces el incobrable se consideraba una deuda activa, dentro de su plazo establecido para su cancelación. Ahora es una deuda morosa y en tu contabilidad se va a reflejar como pérdidas, a todos los efectos fiscales.

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El perjuicio de las cuentas incobrables

Cuando una cuenta se considera incobrable, como su nombre indica, es porque no esperas que la deuda se satisfaga. Al dejar de calificarse como un activo, debes darla de baja de tus cuentas como tal. Es una pérdida de activos y una disminución en tus ingresos. Por ello, tienes que registrarla como un gasto de cuentas incobrables.

Las cuentas incobrables son también perjudiciales porque además de tener que hacer todos estos ajustes en tu contabilidad, pierdes energías buscando cómo minimizar la carga tributaria según las leyes y normas vigentes. Por ejemplo, cómo recuperar el IVA de las facturas impagadas.

Aunque de todo lo malo se aprende: te harán estimar una provisión para suplir las cuentas incobrables de un ejercicio. Lo importante será reconocer esta pérdida en tus estados financieros y prever que siempre va a ocurrir, en mayor o menor magnitud.

¿Cómo calcular la provisión o reserva para cuentas de cobro dudoso?

Existen tres métodos:

  1. Cancelación directa: las cuentas incobrables son de poca cantidad y liquidas ese saldo directamente. No es un método del que se pueda abusar porque genera incongruencias entre los gastos y los ingresos del período al cual corresponden las cuentas
  2. Cálculo: parte de clasificar tus cuentas según su antigüedad y analizarlas para determinar un porcentaje estimado de cuentas incobrables. Este método tampoco opone la pérdida por incobrable al ingreso que la produjo, ni te permite determinar un porcentaje realista de incobrables para cada año según tus ingresos
  3. Estimación: la provisión para cuentas de cobro dudoso se estima sobre la base de un determinado porcentaje de las cuentas por cobrar vigentes. Aunque tampoco se ajusta al concepto de oponer gastos e ingresos, se considera el más eficiente porque te permite determinar el dinero a reservar para incobrables en el año en curso. 

Veámoslo con un ejemplo: al preparar los estados financieros de la semana, tu experiencia pasada te indica que el 0,5 % de tus facturas nunca llegarás a cobrarlas. Entonces, puedes usar un método de porcentaje de las ventas a crédito, para que tu negocio cargue automáticamente el 0,5 % de las ventas a crédito de cada semana en los gastos de cuentas incobrables, acreditándolo en la provisión para cuentas dudosas. En la semana actual vas a vender a crédito 10.000 €: lo que tienes que hacer es calcular el gasto por deudas incobrables de esas ventas (para este ejemplo, 50 €) y registrar la entrada:

Maneras de evitar cuentas incobrables

  • Evalúa la solvencia de tus cliente y establece límites de crédito apropiados
  • Elabora términos y condiciones de pago claras, y exponlas en tu web, en tus presupuestos y facturas, y sé estricto con ellos
  • Envía tus facturas puntualmente y empieza a perseguir los pagos días antes de que vayan a vencer
  • Habla con tu cliente cuando se retrase en el pago e intenta resolver cualquier disputa lo antes posible, estableciendo criterios de disputa de facturación
  • No extiendas créditos a los clientes que aún no te han pagado
  • Impón cargos por pagos atrasados
  • Ofrece descuentos a los clientes que pagan a tiempo
  • Implementa otros procedimientos de cobro de deudas para gestionar las cuentas impagadas, como el seguro de protección jurídica de Bulldoc para profesionales y pymes.